Hacer una copia del DNI y archivarla es una práctica frecuente y a menudo también una mala práctica que puede conllevar multas de hasta 100.000 euros a las empresas u organismos que lo realicen sin que la ley lo ampare. Sin embargo, para hacer numerosos trámites es frecuente que nos soliciten una fotocopia del mismo. Así que ¿cuándo es obligatorio y cuándo debemos negarnos?
El Documento Nacional de Identidad, es personal e intransferible y además de identificarnos contiene datos privados, como, por ejemplo, la dirección de nuestro domicilio y el nombre y apellidos de nuestros padres. En muchos casos, hacer una copia del DNI es innecesario porque, lo que necesitamos es identificar a la persona y con que nos lo enseñen, o en ocasiones aportar el número de DNI, es suficiente.
Dos ejemplos con los que DATALIA [Seguridad del Dato], empresa de Grupo Pancorbo especialista en protección de datos y privacidad, se suele encontrar habitualmente en reuniones con sus clientes son:
Por un lado, el establecimiento hotelero que escanea el DNI para hacer el registro de viajeros. Es cierto que este tipo de establecimientos tiene la obligación de recoger varios de los datos que figuran en el DNI (para ello sería suficiente pedir el documento para comprobar los datos) pero no es necesario el escaneo y almacenamiento del documento. De hecho, ya hay sanciones por ello. En este sentido destaca la sanción que la AEPD impuso a un hotel, de 30.000 euros, por escanear el pasaporte de un cliente en el momento de hacer el registro.
Por otro, solemos encontrarnos con empresas que, para el cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos, piden a sus subcontratas determinados datos que esta exige. Entre ellos, está la obligación de identificar a los trabajadores que van a acudir a realizar trabajos. Este aspecto se interpreta frecuentemente como la necesidad de pedir una foto del DNI. De nuevo, esto sería excesivo. La manera correcta de actuar sería pedir el número de DNI y comprobarlo cuando el trabajador acuda.
Por lo tanto, si eres una empresa u organismo analiza tu caso ya que, ni las empresas -incluyendo establecimientos hoteleros- deben hacer por defecto una copia del DNI, ni los particulares deben entregarla sin más. Esta es la norma general, salvo que alguna ley exigiese expresamente entregarla.
Como excepción, podemos señalar la obligación que establece la normativa en materia de blanqueo de capitales que obliga a las empresas y organizaciones a hacer una copia del DNI y almacenarla, por ejemplo, en estos casos:
- Correduría de Seguros para, por ejemplo, la emisión de seguros del ramo vida y en productos y/o servicios de inversión.
- Trámites de tráfico realizados por una gestoría.
- Actuaciones y/o gestiones ante notarios.
- En algunos trámites bancarios, como en la contratación de un crédito o hipoteca.
Si no tienes claro si lo estás haciendo de manera correcta, puedes asesorarte contactando con DATALIA en el 941 23 41 10 o en datalia@datalia.info.
